【方法论】我的效率提升方法论 - 通用思维篇 ② 定期回顾
前言
在上一篇文章中，我们讨论了「收件箱」思想。本文将讨论另一个通用思维 —— 定期回顾。
和「收件箱」一样，「定期回顾」也是 GTD 的核心思想之一。对于一个任务管理系统而言，除了整理所有待办事项、计划下一步行动之外，定期回顾也同样重要。前者使我们逐步达成目标，而后者能够帮助我们更好、更快地达成目标。
本文首先讨论「定期回顾」思维在任务管理领域的应用，随后扩展到信息管理、目标管理等其他领域。
什么是定期回顾？
无论我们使用哪一种任务管理的方法论，大致都遵循这样的步骤：
- 收集：罗列所有的待办事项。
- 整理 / 组织：将所有待办事项划分为不同的项目，如个人、家庭、工作等。
- 行动：挑选任务、完成任务。
这些步骤基本能够满足我们的日常需要。而在 GTD 方法论中，作者 David Allen 引入了一个新的步骤 —— 回顾。
定期回顾是指：定期检查所有的待办事项清单，整理和更新其中的内容。在这个过程中，我们需要：划掉已完成的任务、补充遗漏的任务、删除不准备做的任务、重新排列任务的优先级、计划近期的工作等。
“不做定期回顾，等于没有执行 GTD。” —— David Allen
为什么要定期回顾？
日常工作中，即使我们将所有待办事项都收集在了一起，并分配了开始时间，但在实际推进时，还是很难做到有条不紊。我们总是会担心：我是否将所有的待办事项都记录了下来？是否遗漏了一些内容？我现在的行动顺序是合理的吗？是否有更重要的事情需要我去完成？这些想法不断在大脑中冒出来，使我们分心，无法集中于工作。
究其原因，在于我们并不信任自己的任务管理系统，我们不确定它是否完整且有效。
而这正是定期回顾的意义所在。当我们回顾所有待办事项时，我们可以随时补充遗漏的任务、或是脑海中冒出的新想法；通过设定任务的提醒时间，我们无需担心会错过 Deadline；在不同的时刻或条件下，之前的安排不一定是最优的，回顾时，我们可以从全局视角来调整任务的优先级，将更重要的工作放到近期的待办清单中。总之，定期回顾令每件事情都得到了妥善处理，让我们能够清空自己的大脑、确保任务管理系统的完整性和有效性、感到镇静和满足，从而更专注于眼前的工作。
如果我们不进行定期回顾，我们的任务管理系统会日渐庞大、杂乱无章，我们逐渐无法从中区分重要事项，慢慢失去整理它的耐心，于是不再信任它，直到完全抛弃它。
如果我们进行定期回顾，我们的任务管理系统将始终保持完整可靠，每次回顾 / 整理都会删除无用的内容，补充更多的上下文。通过阶段性的回顾，我们也可以总结过往的经验，调整后续计划，在不断迭代与修正的过程中，高效率地达成目标。
定期回顾的频率
定期回顾是一个阶段性、重复性的工作，按照间隔周期，可以分为每日回顾、每周回顾、每月回顾、每年回顾等。其中最重要的是每周 / 每月回顾。
- 每日回顾：频率过高，不适合做全面回顾。一般是在清晨检查日历，制定当日工作计划，以及在晚上总结当日已完成的任务，制定明日计划。
- 每年回顾：频率过低，无法细粒度地指导日常工作。一般是在年终时总结上一年的目标达成情况，同时设定下一年的年度目标，为个人工作和成长指明方向。
- 每周 / 每月回顾：频率适中，适合用整块的时间做全面回顾，了解近期要完成的事项，设定下个周期的工作计划 (周计划 / 月计划)。
[主线任务 · 长期目标]
无论是工作还是生活，我们更多地是在围绕若干个长期目标进行，比如重点项目成功上线、提升英语水平、锻炼身体等。每天的行动，是在推进这些目标达成。
从我个人的实践经验来看，双周、双月是一个比每周、每月更为合理的回顾周期。长期目标需要逐级分解，最终拆解为可执行的行动。因此，每个双月，我会根据年度目标，制定双月计划；每个双周，再根据双月计划，制定可执行的 双周计划。每天清晨，只需要从双周计划中选择当天要完成的任务即可。
在之后的「目标管理篇」中，我们会更详细地讨论“目标 → 行动”的拆解方法。
如果按照每周的频率进行回顾，很容易出现的问题是：针对各个目标设定了新的行动计划，但由于一周的时间较短，要么无法完成全部任务、有挫败感，要么雨露均沾、每个主题都无法深入。
而按照双周的频率进行回顾，我们既有更多的时间来完成任务，又可以灵活调整任务的次序，使得每个主题都有集中精力、深入探索的机会。
双月回顾同理。单个月的粒度太细，不利于拆解年度目标，和周计划 (侧重于可执行) 重合较多。而以双月为周期，我们可以更多地关注于要达成什么结果，更少地关注于要采取什么行动，从不同的视角考虑问题。
[支线任务 · 日常事项]
除了长期目标，我们的待办清单中也有很多零碎的事项，比如日常琐事 (办银行卡、交材料)、心愿单、娱乐计划、旅行计划等。这些事项比较简单，回顾周期也较为灵活。我一般以月为单位进行回顾 —— 对于更新频繁的清单 (如日常琐事)，可以每个月回顾一次；更新不太频繁的清单 (如旅行计划)，可以两个月回顾一次。
许多 GTD 工具如 OmniFocus、Things 都提供了“检查”功能，可以定期提醒我们检查 (回顾) 某个清单。
如何进行定期回顾？
回顾是一个整理的过程，目的是使待办清单更条理有序、主次分明。对于每个任务，我们可以问自己以下几个问题：
- 这个任务仍在进行中吗？还是可以暂停 / 丢弃了？(及时清理，避免堆积)
- 如果仍在进行中，需要继续跟进吗？需要再做些什么？
- 如果还没有开始，需要安排在近期完成吗？
- 是否有新的上下文，可以添加到备注中？
- 任务的行动是否可以进一步细化？(可执行的下一步行动，而不是笼统地描述)
- 每个任务的行动项都是按顺序的吗？
- 不同任务的优先级是否有差异？哪个任务需要优先完成？
回顾也是一个知悉的过程。除了检查所有的待办事项，我们也可以查看日历，了解未来日程，从而提前做好准备：
- (会议) 需要提前阅读或者准备哪些材料？
- (旅行) 是否已经制订好了攻略？是否需要预订车票和酒店？
- (外出) 需要提前多久出发？采用何种交通方式？
- (关系) 近期是否有朋友 / 亲人的生日、或者重要的节日 / 纪念日？是否需要准备礼物、或者设置提醒？
- 日程安排是否合理？日程之间是否有时间冲突？
定期回顾在其他领域的应用
信息管理 / 笔记管理
在通用思维篇 - 收件箱 - 信息管理中，我们提到：
工作和生活中，我们会遇到海量的、碎片化的信息。这些信息有一定的参考价值，但是记录和整理它们的成本很高。这种情况下，我们可以直接将它们粘贴在一个触手可及的文档中，不做进一步整理与归类。这个文档就是信息的「收件箱」。
「收件箱」的目的是简化记录成本。如果你使用 OneNote 或者印象笔记，可以创建一个名为“收件箱”的笔记本，并将其设置为默认笔记本。通过浏览器插件剪藏的文章，全部会收集在这个笔记本中。临时的笔记与日常的想法也都可以直接丢到收件箱，无需考虑应该放在哪里。
当我们使用「收件箱」思想时，一定要「定期回顾」。如果不进行定期回顾，收件箱中的笔记会越来越多、越来越杂乱，收集得再多也只是在做无用功，最终都会石沉大海。通过定期回顾，将零碎的笔记整理为系统条理的文档，不断清空收件箱，才能真正实现信息的「为我所用」。
目标管理
俗话说，“要埋头做事，更要抬头看路”。埋头做事，是行动；抬头看路，是目标。目标和行动，从来都是密不可分。只有目标而没有行动，目标只能是美好幻想；只有行动而没有目标，行动也将失去意义。
工作和生活中，我们各种总是被琐碎的需求填满，完成一个又一个 TODO、解决一个又一个问题…… 但当我们拼命埋头赶路的时候，也需要停下来，抬头看看自己的目标是什么、离目标还有多远。如果不对目标进行回顾，我们的注意力很快就会偏离目标的达成。
当我们回顾目标时，我们在回顾什么？
- 目标是否可达成？是否需要调整 / 细化？
- 每个行动是否能够有效地推进目标达成？是否还有更高效的实现路径？
- 复盘：分析经验和教训、总结通用的解决方法。
目标的回顾频率一般是周度、月度和年度回顾，见上文 定期回顾的频率 - [主线任务 · 长期目标]。定期回顾目标，可以帮助我们更好、更快地达成目标。
在之后的「目标管理篇」中，我们会更详细地讨论目标管理的方法论：OKR。
个人行为
苏格拉底说过，没有审视的人生不值得活。我们需要时刻反思与自省，检视自己的行为，总结经验，修正错误。在“行动 - 回顾 - 修正 - 再行动”的不断迭代中，加速成长。
这样说来或许有些抽象，我分享一个自身的实践经验。我有一个备忘录叫“个人复盘”，里面记录了我的一些碎碎念，包括与家人相处、与朋友相处、说话做事、日常作息等不同主题，大部分是我在“懊悔时刻”记录的 (比如：吵架吵输了、又熬夜了、情绪失控了、说错话了、做事考虑不周、冲动消费了、赶火车没有算好时间，等等)。我设置了一个重复型提醒事项，每个月提醒自己回顾这个备忘录。
成长过程中，犯错无法避免。但有时候，我们是在不断犯同一个错误很多次之后，才学会了如何避免。如果在犯错时，能够及时记录自己的经历与反思，并且养成复盘的习惯，定期回顾，或许就能真正做到“吃一堑，长一智”。
其他
许多带有“收集”功能、充当“收件箱”的场所，都需要定期整理：
- 文件夹：无论是实体的文件夹，还是电脑 / 云盘上的文件夹，都需要定期整理，删除过期文件，有用的文件分类存放。
- 平时积累的一些素材；收藏的视频、网页、文章等。
- 一些草稿、临时记录的想法等。
- 相册。
- 收纳箱、衣柜、杂物间等。
如何养成定期回顾的习惯？
针对每一项需要定期回顾的事务，设置一个重复型提醒事项。
总结
「定期回顾」是一个通用的思维，适用于多个领域：
- 任务管理
- 信息管理
- 目标管理
- 个人成长
- 日常生活
- …
定期回顾是一个阶段性、重复性的工作，按照间隔周期，可以分为每日回顾、每周回顾、每月回顾、每年回顾等。我认为最重要的是双周、双月回顾。 双月回顾的用时较长，最好留出充足的时间，才能有更系统的思考。我一般会选择一个周末的上午进行双月回顾。
回顾是一个整理的过程，也是一个知悉的过程。通过定期回顾待办事项清单，我们可以：
- 使待办清单更条理有序、主次分明，确保任务管理系统的完整性和有效性。
- 彻底清空自己的大脑、感到镇静和满足，从而更专注于眼前的工作。
- 了解未来的计划，提前做好准备。
无论你使用什么待办事项管理工具，都应该践行定期回顾的思想。回顾时，可以：
- 增：补充遗漏的任务、为任务添加更多细节、细化下一步行动。
- 删：删除已完成的、不准备做的任务。
- 改：调整任务的优先级和行动次序。
使用「收件箱」思想时，一定要「定期回顾」。收件箱需要定期整理、清空。例如：
- 使用一个文档记录临时笔记 → 需要定期整理文档中的内容，避免石沉大海。
- 临时记录的想法 → 存到一处，获取灵感。
- 收藏的书签、资源、视频、文章等 → 分类保存，要用的时候可以直接参考。
- 文件夹、储物柜、杂物间等 → 定期整理，断舍离 or 分类存放。
定期回顾除了让我们的事务井井有条，还可以指导我们快速成长：
- 目标管理：阶段性地回顾目标，总结复盘，调整下一步行动。
- 个人行为：回顾以往的过错与教训，检视自己当下的行为，避免再犯同样的错误。
效率提升方法论系列
- 【方法论】我的效率提升方法论 - 通用思维篇 ① 收件箱
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