【方法论】我的效率提升方法论 - 目标管理篇 ④ OKR
前言
OKR = Objectives + Key Results，即目标和关键结果法，是一套目标管理的方法论，用于明确目标、跟踪其完成情况。
OKR 本是企业内部管理的工具，起源于英特尔，兴起于谷歌，随后传入国内，字节跳动、百度、华为等企业也都逐渐推广和使用 OKR (见 飞书 - OKR 的起源)。但是 OKR 也可以应用到个人生活中。
本文主要讨论如何在生活中使用 OKR 方法论，引导我们实现个人目标。
目标管理 == 自我管理
Objectives: 目标
OKR 中的 O 即目标。目标可以是短期的，也可以是长期的。一些简单的例子：我希望能流畅自然地用英语交流、我希望能有系统地时间管理方法论、我希望提升管理能力…
目标因人而异、因角色而异。在工作场景中，我们的目标需要和上级对齐，而上级的目标是团队希望在近期实现的目标，由公司长期的使命和愿景分解而来。在生活场景中，我们的目标来源于对个人生活状态的期望，与个人的愿景和原则相匹配，具有附加价值或长远价值。
为什么我们需要目标？
(1) 目标是驱动力。
除去日常事务外，我们会利用业余时间来做一些其他的事情，例如读书、锻炼等。不管我们是否仔细思考过，我们做这些事其实都是为了实现一些目标 —— 读书是为了充实自己，锻炼是为了保持身体健康…
目标可以为我们提供短期或长期的动力。当我们设定了具体的目标、并用这些目标来衡量个人的成长与进步时，我们会变得更加积极主动。如果没有目标，做这些事似乎也没有意义。
(2) 目标是方向。
埋头做事的时候，也要抬头看路。没有明确的目标，我们很容易走错方向 (南辕北辙、白费力气) 或者走弯路 (效率低)。
方向比努力更重要。我们应当以终为始，以目标为导向，从结果出发，而不是不定目标就行动。对于没想清楚的事，可以尝试反向思维 —— 如果不知道自己要做什么，可以根据目标，明确关键结果，然后分解行动；如果不确定自己要不要做，那应该先明确自己的目标是什么。
“如果你不知道目的地在哪里，你可能永远无法到达。——尤吉·贝拉 (美国著名棒球运动员、教练)
Key Results：关键结果
KR 即关键结果，由 O 分解而来，是实现目标的关键路径。理想状态下，当 KR 完成了，O 也就实现了。
KR 描述了目标完成时应该达成的状态，最重要的原则是可衡量的。如果 KR 不是可衡量的、明确的，那目标也只会是模糊的，或者仅仅只是一个决心。
不要把 KR 写成 TODO。设定 KR 时，我们不应当关注于“要用多长时间”、“要做什么”，而要关注于“目标是什么”、“要达成什么结果”。将 TODO 和 KR 剥离开，先描述 KR，再根据 KR 分解 TODO，我们才能在更高层的视角上思考目标的实现路径。下文会进一步探讨 KR 和 TODO 的区别。
通用思维
区分目标、结果与行动
目标、结果与行动是自上而下、层层分解的关系：
- 愿景 (Mission)：我们最终期望成为什么样的人。
目标 (Objectives)：我们近期应该聚焦什么，根据愿景设定。
- 关键结果 (Key Results)：我们怎样能够知道目标是否实现。KR 描述了实现目标所需要达成的成果或状态。
- 行动 (Action / Tasks / TODO)：为了达成关键结果需要采取的行动。
其中，结果是一个可衡量的状态，比如“正确率达到 85% 以上”。当结果达成时，目标也就实现了。而行动是一个可执行的动作，一般以动词开头，比如“查找相关资料”、“写文章”。
「动作 / 行动 Action」「任务 Task」「待办 TODO」可以视作同义词。有时候，「任务」的粒度会大一些，包含了若干个「动作」。在这里，我们只需要把它们和「关键结果 KR」区分开即可。
举个例子：
- [目标] 托福考试取得好成绩。
- [关键结果]
- 托福阅读真题正确率达到 85%；
- 托福听力真题正确率达到 85%；
- 掌握常见的口语表达，积累 20 篇口语模板；
- 针对 10 个常见的写作话题，分别背诵 3 篇满分范文。
- [行动]
- For KR1：
- 背完托福单词书，每天学习新词 100 个；
- 每天做 2 篇阅读真题，积累其中的生词、长难句，定期复习。
- For KR2：
- 第一个月，每天精听 3 篇 Easy 难度的听力真题，积累生词、长难句，定期复习；
- 第二个月，每天精听 1 篇 Medium / Hard 难度的听力真题 + 复习；
- 备注：按照话题 (自然科学、人文科学、校园生活等) 进行学习。
- For KR3：
- …
- For KR1：
自上而下分解 vs. 自下而上整合
OKR 是一种自上而下分解的方法 —— 先明确要达成的目标 (O) 和达成目标所需要的能力、条件或状态 (KR)，然后根据这个能力拆解出要采取的具体行动 (TODO)。这实际上是一种反向思维。
我们从小接受到的教育模式都是正向思维。比如学习阶段，我们的目标是考高分。我们并不需要关心每节课应该学习哪些内容，也不需要关心基础 / 强化 / 冲刺阶段分别应该做什么。这是因为老师们已经研读了考纲、设定好了教学计划，并分解成每个学期、每个月、每节课要学习的内容。我们只需要按部就班上完所有课程，然后背重点知识、做专项习题，之后不断月考 / 模考，查漏补缺就可以了。
这就是自下而上整合的模式—— 我们上的每一节课、做的每一份卷子，都是最末端的一个叶子节点 (TODO)。我们跟随着课程表的安排，逐步推进学习进度，完成学期计划、学年计划、阶段计划 (Key Results)，最终实现考高分的目标 (Objective)。这种模式下，我们不需要经过中间这些步骤的思考，直接上课、做题就能取得好成绩。
但是这也导致我们缺乏自上而下分解的能力。以考研为例，考研阶段不再有老师的指引，需要我们自己设定学习计划。但是应该如何复习、第一步先做什么？我们通常摸不着头脑，难以下手。如果有读者准备过考研，或许会有相同的体会。
我们不妨思考一下，如何利用 OKR 方法论来实现“考研成功”这个目标呢？
首先，我们可以从目标出发，自上而下地思考，得出考高分的必要条件：
- 研读考纲，学完全部考试科目 (一轮复习)
- 按照专题做习题册，查漏补缺，最终每个专题的正确率保持在 70% 以上 (二轮复习)
- 历年真题反复做 3 次，最终正确率保持在 95% 以上 (强化阶段)
- 考前半个月，使用模拟卷反复训练，得知自身水平，习惯考试环境 (冲刺阶段)
在这一步，我们不需要立刻确定下一步的行动、然后开始推进。过多地关注于行动细节，会让我们迷失方向，这既不必要、也不可靠。
这样一来，我们就明确了关键结果。接下来，我们就可以针对 每个 关键结果，进一步分解出可执行的行动了。分解行动时，也可以按照自上而下的模式，先将 KR 分解成不同的子任务或不同的阶段，然后再针对每个子任务 / 阶段，拆分出具体的 TODO。
以「研读考纲，学完全部考试科目」这个 KR 为例，可以这样分解行动：
- 看完高数基础课视频，整理笔记：
- 准备复习课本与习题集；下载视频学习资料。
- 每天跟随视频学习 2 节内容，并完成课后习题。
- 完成英语一轮复习
- 每天背诵 200 个考研单词。
- 每天精读 1 篇阅读真题，整理其中的生词、长难句，并定期复习。
- 完成专业课一轮复习
- …
设定好详细的行动后，我们便可以制定每天的日程表，例如上午复习高数、下午复习英语、晚上复习专业课等。
到这里为止，我们便完成了自上而下分解的过程：从一个目标出发，明确达成目标所需要的能力或条件，然后根据这些能力拆解出要做的具体事情。如果你经历过考研，会惊奇地发现，这正是当时自己制定复习计划的流程。原来我们已经在不知不觉中，摸索出了 OKR 方法论。
在执行阶段，我们又回到了自下而上整合的模式中 —— 从第一个 TODO 开始完成，当所有 TODO 完成时，一个 KR 就完成了；当所有 KR 完成时，一个 Object 也就实现了。
这种自上而下分解的方法还有很多应用场景。
以下是几个小练习，请先将目标分解成若干个可衡量的关键结果，然后针对每个结果，设置若干个可执行的行动：
- 目标：校招面试时，算法题稳过。
- 目标：锻炼身体，不再因为工作期间久坐而脖子疼。
- 目标：提升个人博客的影响力与传播度。
欢迎在评论区交流讨论。
OKR vs. GTD
在上文「区分目标、结果与行动」一节中，我们已经探讨过这三者的区别。其中，”目标“与”结果“是目标管理领域的概念，适合使用 OKR；而”行动“是任务管理领域的概念，适合使用 GTD。目标管理和任务管理是互为补充的两个领域，OKR 和 GTD 也是相辅相成的两套方法。
简单来说，OKR 的粒度更大、GTD 则更精细。在制定年计划、月计划时，我们应当采用 OKR。这能够让我们在更高的视角去思考，不必过分关注实现路径上的细枝末节，只需要想清楚我们想达成何种结果，从而将精力放在真正重要的事情上。(这一步要注意，不要把 KR 写成 TODO)
在设定周计划、日计划时，则应当采用 GTD。月计划上的 KR 是我们深思熟虑后的结果，因此我们可以直接根据 KR 来设定周计划。周计划是由 KR 分解而来的一系列任务，这些任务做完了，KR 也就达成了。每天早上，再根据周计划，设定今日的日计划。日计划是一系列更为细化的动作。(这一步写的全是 TODO)
月计划建议以两个月 (一个双月) 为单位，周计划建议以两周 (一个双周) 为单位，可以更灵活地安排任务。
这样一来，我们便自上而下地完成了「年计划 → 双月计划 → 周计划 → 日计划」的层次分解，也即「Objects → Key Results → Actions」的分解。
一般来说，制定年计划和双月计划花的时间会长一些，通常需要几个小时，但是频率很低，所以我们可以挑出一整个上午的时间来完成。周计划的设置频率次之。日计划的设定频率最高，但是由于我们之前已经详细地完成了自顶向下的分解，所以每天直接从周计划中选择几项任务推进即可，这只需要几分钟的时间。
如何写好 O？
想清楚自己的真正目标
我们有很多想做的事，比如“我今年想读完十本书”、“我想多去健身房运动”。但这些“想法”并不是真正的目标，真正的目标可能是“我希望提升管理能力”、“我希望缓解腰背疼痛”。
不同的目标有不同的达成路径，我们需要想清楚自己真正的目标是什么，才能决定应该做什么。例如，当目标是“提升管理能力”时，读书不一定是达成目标的最好方式；当目标不是“缓解腰背疼痛”而是“增肌塑形”时，我们需要在健身房进行的训练内容也并不相同…
在实践中，我们可以按照「先发散、后收敛」的方法来找到自己的目标：
- 先发散思维，罗列自己想要做什么。这里可以区分不同的情景，比如工作、生活、学习、健康等。
- 再分析每个情景，问自己为什么要做这件事，期望取得什么结果 / 效果，目标是什么？
- 最后收敛，将上一步的若干个小目标合并为一个大目标。
O 的内容
- O 的内容应当具有挑战性，Daily Routine (日常任务) 就没有必要写上去了。
- O 的内容应当详细，而不是一个简单的短语。
- 在工作场景中， O 需要和上级的目标对齐；在生活场景中，O 应当和我们的个人愿景、长期目标对齐。
- O 分为长期与短期，长期目标可以是三年计划、一年计划；短期目标可以是双月计划，由年计划分解而来。
O 的数量
一般来说，双月计划中，O 的数量 3 个为宜，最多不超过 5 个。我们的时间有限，每个 KR 的完成也需要一定时间，如果 O 过多，很容易会导致精力分散、雨露均沾，最后每个 O 都没有完成。
在实践中，我们应当聚焦高优 —— 认真思考每件事的优先级和 ROI (投资回报比)，问问自己如果不做这件事会有什么影响，排除不重要的、无价值的 O，将有限的精力分配到更重要的事情上。
年计划的周期较长，O 的数量也允许略多一些 (建议 ≤8 个)。但是最好将每个 O 分配在一个或几个连续的双月中，集中精力完成。每个双月应当有侧重点，避免出现同时推进多个 O (≥5) 的情况。
如何写好 KR？
KR 的内容
KR 应当满足以下几个要求：
- KR 不是 TODO
- KR 是 O 的充分必要条件 —— 每个 KR 对于实现 O 都有帮助 (必要性) ；当所有 KR 完成时，O 也就实现了 (充分性)
- 满足 SMART 原则
在写 KR 时，我们可以按照「先发散、后收敛」的方法：先把所有可能使目标达成的 KR 都列出来；然后看其中哪些 KR 是否可以合并、哪些 KR 是否对实现目标没有帮助、哪些 KR 实际上是 TODO；最后找出达成目标的充分必要条件，也就得到了一个 O 的所有 KR。
KR 的数量
KR 的数量并无绝对要求。但是如果 KR 过多，或许要考虑下目标是否设定的过于庞大。可以将大目标分解成若干个小目标或不同的阶段，逐步推进。也可能是因为 KR 写得过细，或者写成了 TODO，这时可以尝试合并 KR，找到 TODO 期望达成的状态 / 结果。
SMART 原则
一个好的 KR，应当满足 SMART 原则：
- Specific，具体的。KR 应当详细描述要达成的状态，而不只是一个简单的短语。
- Mesurable，可衡量的。KR 应当以量化或行为化的方式写明要达成的状态，从而方便验证是否完成，以及随时更新当前进度 (百分比)。
- 可衡量的 KR 举例：
- 数量 / 绝对值：用户量达到 5000；班级排名上升到前 3。
- 增量 / 相对值：付费用户数增长 20%；应用商店排名上升 5 位。
- 其他反映状态或行为的描述：完成新人串讲；整理新人手册，可以使新入职的同学快速熟悉开发流程。
- 不可衡量的 KR 举例：
- 本次考试取得好成绩 —— “好成绩”的定义是什么？如果成绩中等偏下，那么进入班级排名前 20，就可以说是好成绩了；但是如果希望考上知名大学，那或许进入年级前几才是好成绩。
- 迅速融入团队 —— 怎样才算是“融入团队”？可以是熟悉同事、了解他们的工作内容，也可以是熟悉团队使用的开发工具和技术栈，完成第一个上手项目。这里可以写得更具体一些。
- 每周跑步 2 次，提升耐力 —— 自己当前的耐力水平如何，有没有测试过？耐力提升到什么程度就算达成目标？比如现在能够以 9km/h 的配速跑 3 公里，那么 KR 可以是“两个月后，能够以 9km/h 配速跑 5 公里”。
- 可衡量的 KR 举例：
- Attainable，可达成的。KR 应当在付出努力的情况下可以实现，避免设定得过于激进或过于保守。写 KR 时需要结合当前的状态，设定合理的增量。比如目前的排名是班级前 20 名，KR 可以设定为“下次月考提升至班级前 15 名”，而不是直接提升至班级前 5 名。
- Relevant，相关的。KR 应当是和目标高度相关的，可以支撑目标实现，这也是 “Key (关键)” 的含义。检查一下，当这个 KR 完成时，O 的进度会增加吗 (必要性) ？当所有 KR 都完成时，O 能够实现吗 (充分性) ？
- Time-bound，有明确截止期限的。为 KR 设定一个截止期限，可以帮助判断优先级、调整工作计划，也可以有效避免拖延。
案例分析
具体的工作 vs. 可衡量的关键结果
- Bad：在 KR 中写具体的工作。
- Good：从达成目标所需要的能力 / 条件出发，在 KR 里写需要达到的能力标准。
前者写起来很简单，执行起来很有效，完成的时候也很有成就感。但是，这种方式实际上跳过了「分解关键结果」的中间阶段，直接从「目标」跨越到「行动」。这很容易导致一个问题，那就是这些行动并不一定真的有效 —— 完成这些任务后，就一定会达成目标吗？换句话说，为什么要完成这些任务、而不是完成别的任务？
在 OKR 方法论中，我们不会直接写具体的执行量，而是先思考为了达成目标，需要取得哪些关键结果，之后再根据需要达成的 KR，分解出具体的行动。“目标 → 结果”、“结果 → 行动”的两阶段分解，有助于我们分别聚焦在不同层面上思考问题。
如何写重复型 KR？
- Bad：KR 写成重复型任务，没有明确目标。
- Good：KR 是重复型任务，但有核心目标做支撑。
有些目标需要长时间坚持，例如：学习一门外语、保持身体健康等。于是，我们也会自然而然地写出重复型的 KR，例如“每天背 50 个单词”、“每周锻炼 3 天”。这种重复型的 KR，表面上看是可衡量的 (通过打卡次数)。但实际上，这些 KR 设定得很笼统，并没有表达清楚背后的核心目标。
同一日三餐一样，如果我们一直重复做一件事，久而久之就会忘记为什么要做这件事。因此，我们要从重复型任务中抬起头来，想一想自己要达成的目标。
以“保持身体健康”这个目标为例。我们可以先从不同角度出发，描述自己期望达成的状态：
- 纠正体态，不腰背疼痛。
- 提升心肺能力，上楼不气喘胸闷。
- 增肌塑形，有一定的肌肉线条。
然后在此基础上，补充重复性的任务：
- 每天站立办公 5 小时、拉伸 3 次，纠正体态，不腰背疼痛。
- 每周跑步 2 次或步行上楼 3 次，提升心肺能力，上楼不气喘胸闷。
- 每周健身房力量训练 3 次，增肌塑形，有一定的肌肉线条。
这样一来，我们的 KR 不仅是可衡量的，也有了核心目标做支撑。
重复型 KR → 更可衡量的 KR
- Bad：使用重复次数来衡量 KR 是否达成。
- Good：使用更具体的指标来衡量 KR 是否达成。
虽然重复次数可以作为一项衡量指标，但是并不推荐这样写 KR，因为当我们重复做一件事时，很有可能会习惯性偷懒，最后变成只以打卡为目的，而忽略了任务的完成质量。
我们可以在重复型 KR 的基础上，补充更具体、更可衡量的指标。例如：
- 每周跑步 2 次或步行上楼 3 次，提升心肺能力。
➡️ 每周跑步 2 次或步行上楼 3 次，提升心肺能力，一个月后能够配速 9km/h 跑 2 公里。 - 每周健身房力量训练 3 次，增肌塑形。
➡️ 每周健身房力量训练 3 次，增肌塑形，一个月后能够做 10 个引体向上 + 深蹲 50kg。
这样一来，「重复」将不再是一个目的，而是一种手段。有一个更明确的指标做参照，我们在执行重复任务时才会有一个心理预期，从而主动地、高质量地完成任务。并且，这些 KR 达成后，O 也就一定实现了。
如何实施 OKR？
OKR 的实施过程可以分为制定、执行、复盘三步。
实践中，我会以一个双月 (两个月) 为周期，在周期开始时制定 OKR；然后将 KR 分解成任务，执行 OKR，并按需调整 KR 和任务的内容；在周期末复盘总结，同时优化调整下个周期的 OKR，从而形成一个闭环。
建议 OKR 以双月为周期，而不是单月。以双月为周期，我们可以同时设定多个目标，灵活调整各个目标的推进顺序，比如每周专注于一项内容。以单月为周期，时间则太短，我们很可能完成不了设定的目标，每个月都是把上个月的 OKR 再照搬过来，这样也会很有挫败感。
制定
- 我们可以在每年的年初制定年计划。每隔两个月，根据年计划制定下个双月的 OKR。
- 制定 OKR 的时间可以选在周末上午。这个时候的思路更清晰，也有充足的时间来思考。
- OKR 的内容需要满足上文的要求：
执行
- 先将 KR 分解成周计划，每天再根据周计划设定日计划。周计划包含了一系列任务，当所有周计划的任务都完成后，KR 也就达成了。
- 周计划建议以两周为单位。周计划中的任务粒度可以粗一些，每天执行时再细化。
复盘
OKR 的执行过程中，我们需要定期复盘。
复盘的目的，一方面在于追踪进度：每个 KR 的进展如何、目前的完成度是多少、有哪些阶段性产出。
另一方面在于调整。OKR 并不是一成不变的，而是需要不断迭代的。必要时，我们可以调整 OKR 的内容，以便更好地达成目标：
调整 O：当前所处的环境和之前设定 OKR 时是否一致？如果之前的假设发生改变，是否应该调整 O？
- 调整 KR：对于某个 O，它的 KR 是否还是最有效 / 关键的？
- 调整任务：对于某个 KR，目前设计的 TODO 是否正确？是否还有更高效的达成路径？
- 调整个人行为：在上个周期，我们有哪些做得不好的地方可以改进？有哪些做错的地方需要避免？
复盘的周期与制定计划的周期一致：
- 每个双周结束、制定下个双周计划之前。
- 每个双月结束、制定下个双月 OKR 之前。
- 年终复盘。
复盘随时可以进行，不一定要严格按照上面的周期。
OKR 工具
个人目标管理是一个相对简单的场景，不涉及团队成员之间的对齐，迭代频率也较低，因此使用记事本或云文档就完全足够了。
如果想尝试专业的工具，推荐使用飞书 OKR，支持设置双月 OKR 和年度 OKR。只需要用手机号注册一个个人团队，就可以免费使用。
奥卡姆剃刀原则：“如非必要，勿增实体”。形成正确的理念，比玩弄花哨的工具更重要。More →
总结
OKR = Objectives + Key Results
- 作为一种目标管理方法，OKR 能够帮助我们养成「取舍」的习惯，聚焦重点并专注于优先级最高的事项。
- OKR 和 GTD 是相辅相成的两套方法。前者适用于目标管理领域，目的在于「分解」；后者适用于任务管理领域，目的在于「执行」。
- 年计划、月计划应当采用 OKR；周计划、日计划应当采用 GTD。
- 「年计划 → 双月计划 → 周计划 → 日计划」的分解，也即「Objects → Key Results → Actions」的分解。
反向思维
- OKR 是一种自上而下分解的方法，这与我们习惯的自下而上整合的模式不同。
- OKR 可以作为逆向思考问题的有效方法。
- 以终为始：从期望实现的最终目标出发，思考为了实现这样的目标，重点要做什么？然后一步一步「倒推」到当下，避免因为当下短时而导致精力浪费。
- 要事第一：要事即能够推动目标实现的里程碑事件，也即 OKR 中的 Key Results (关键结果)。
O = Objectives
- OKR 中的 O 即目标。目标可以是短期的，也可以是长期的。
- 目标是驱动力。当我们设定了具体的目标时，我们会更加积极主动。
- 目标是方向。埋头做事的时候，也要抬头看路。避免不定目标就行动。
KR = Key Results
- KR 即关键结果，由 O 分解而来，是实现目标的关键路径。理想状态下，当 KR 完成了，O 也就实现了。
- KR 描述了目标完成时应该达成的状态，最重要的原则是可衡量的。
- KR 不是 TODO。
如何写好 O？
- 想清楚自己的真正目标
- 先发散、后收敛
- 具有挑战性
- 和个人愿景、长期目标对齐
- 聚焦高优
- 控制数量
如何写好 KR？
- 不要写成 TODO
- KR 是 O 的充分必要条件，当所有 KR 达成时，O 也就实现了
- 满足 SMART 原则
- 最重要的原则是可衡量的
重复型 KR
- 重复型 KR 也应该有可衡量的指标。
- 「重复」不是目的，而是达成 KR 的手段。
如何实施 OKR？
- 制定：双月为周期。
- 执行：将 KR 分解为粗粒度的任务，分配到每周完成，每天再根据周计划设定日计划。
- 复盘：
- 复盘的目的一方面在于追踪进度，另一方面在于调整迭代。
- 我们可以根据现状调整 OKR 和 TODO 的内容，以便更好地达成目标。
- 复盘随时可以进行，但是至少要在每次制定下个周期的计划之前，完成上个周期的复盘。
小练习
先将目标分解成若干个可衡量的关键结果，然后针对每个结果，设置可执行的行动：
- 目标：校招面试时，算法题稳过。
- 目标：锻炼身体，不再因为工作期间久坐而脖子疼。
- 目标：提升个人博客的影响力与传播度。
效率提升方法论系列
- 【方法论】我的效率提升方法论 - 通用思维篇 ① 收件箱
- 【方法论】我的效率提升方法论 - 通用思维篇 ② 定期回顾
- 【方法论】我的效率提升方法论 - 通用思维篇 ③ 工作区
- 【方法论】我的效率提升方法论 - 目标管理篇 ④ OKR
- 【方法论】我的效率提升方法论 - 任务管理篇 GTD
- 【方法论】我的效率提升方法论 - 时间管理篇
- 【方法论】我的效率提升方法论 - 工具使用篇