SAP MM 实施项目里Open PO 迁移思路探讨

SAP MM 实施项目里Open PO 迁移思路探讨

 

 

.序言.

 

SAP项目上线前夕，除了静态主数据需要导入以外，可能还有一些动态数据，比如open的采购订单，open的销售订单等单据也要迁移到SAP系统里。

 

笔者所在的项目里，对于Open PO 的迁移，是MM模块里一件非常重要的工作任务。笔者通过参与这个项目，了解到客户global template中Open PO的迁移策略，很受启发。所以写下这篇文字，予以记录。

 

 

.Open PO的定义.

 

实际业务里，Open PO 一般需要考虑GR和IR两个指标。只要没有全数量的GR, 或者没有全数量的IR，则该PO都被视为Open的PO 。笔者所在的项目里也是采用这个标准来判定一个PO是否是open PO。

 

 

.Open PO的处理策略.

 

项目实践中，对于上线前夕open PO的处理，都采用特殊处理方式。

 

比如定义特殊的PO类型，这种类型的PO可能允许外部给号，毕竟之前的PO号码已经发给供应商了，因企业内部SAP系统切换，如果导致legacy PO 号码发生了变化，需要采购部门在商务上与供应商做比较多的沟通。如果允许外部给号，则业务人员可以将老的PO号码直接输入SAP系统里，这样供应商在后续的送货以及发票环节，完全是无缝衔接，不用额外沟通成本。

 

另外，项目实施的时候定义的PO release strategy也不对这种类型的PO生效。毕竟Open PO在也上已经是经过企业内部审批过了的，迁移到SAP系统里之后，可以不用再次审批了。通过定义特殊的document type, 可以屏蔽掉BAU采购订单上的release strategy。

 

处理策略大致是：

Open GR: 新建特殊类型的PO，迁移到SAP系统里的PO里的数量就是OPEN GR的数量。

Open IR：新建特殊类型的PO，迁移到SAP系统里的PO ITEM中Account Assignment Category设置某个标记比如Y（需要自定义），带暂估科目，不用做收货了（不勾选GR Indicator）。

 

但是具体的业务场景可能比较复杂，上述策略在适用于具体业务场景的时候，需要灵活处理。

 

 

.复杂场景分析举例.

 

举例分析：比方说一个老的采购订单,有4个 Line Item。

Line 1, PO 下了100， GR收20,  IR 收20。如何迁移？

SAP里创建PO的Line1，数量是80，后续正常在SAP  PO下收货、发票校验。

 

Line2, PO 下了100， 没GR，有IR。如何迁移？

在SAP里采购订单里line2，采购数量还是100；业务人员在老系统里该PO已入账的IR 冲销掉，然后重新在SAP PO里做发票校验。

 

Line3, PO 下了100， GR收80，没发票。如何迁移？

LINE3进入SAP系统里后分两个行项目,

第一个行项目，数量是80, Account Ａssignment设置为 Y，带暂估科目（财务提供科目），以后收到发票，借这个暂估科目，贷应付账款；GR indicator去掉，因为不会再收货。

第2个行项目，数量是20，正常PO行。

 

Line4, PO下了100，GR收80， IR收30. 如何迁移？

LINE４进入SAP系统里后分两个行项目,

第一个行项目，数量是50，Account Ａssignment设置为 Y，带暂估科目（财务提供科目）, 以后收到发票，借这个暂估科目，贷应付账款； GR indicator去掉，因为不会再收货。

第一个行项目，数量是20，正常PO行。

 

 

看得出，业务场景越复杂，在准备迁移数据，判定各个ITEM迁移的数量的时候，需要花费大量人力物力去统计与分析，工作量不少的。

 

 

 2019-1-10 写于杭州市.