Groove的工作原理就是基于P2P来实现协作，其方法就是在项目内各个团队成员的计算机上创建一个完全同步的区域，在这个区域内所有的讨论、文件、事件、表格、日历将完全自动与项目其他成员同步，而且还提供了仿似即时通讯的功能，Groove还可扩展提供到后台sps的链接，适应性极强。
近年来P2P技术已经改变了整个网络世界，P2P的下载（BT、emule）、视频、音乐，已经布满了整个互联网。而Groove则就是一个P2P的办公协作系统，在一个项目团队里面，每个人只要在自己的计算机安装好Groove，就可以互相找到对方，创建项目空间，邀请相关的人进入，然后在一个实时同步的空间里面共享文件、发表讨论、张贴问题并且回复，当一个项目成员更新了文件或者张贴讨论，都会立即以增量更新传递到其他项目成员的Groove里面，其他成员就会收到提示，提醒该项目的内容已经更新，而且项目成员之间还可以即时进行通讯，包括公开频道、一对一、一对多的通讯。就像bt越多人下载速度越快一样，越多人用groove，发挥的作用就会越大。
Groove有以下基本功能：
（a）文件共享，任何项目成员拖放入该栏目的文件都会自动在各个成员之间同步和更新，并实时通知更改，不需要再反复通过email传递给多个成员。
（b）讨论板，就像普通bbs一样发帖、回帖，有新帖子会自动通知到各个成员。
（c）日历表，在这里可以规划项目里程碑、项目日程计划，标记已完成的进度，等等。
（d）笔记，成员可以编写工作笔记和心得，类似于Word的功能，实时共享。
（e）问题跟踪，项目遇到的问题可以贴在这里，由不同成员负责跟踪，并对各个问题回复进展报告、解决的情况。
除了以上基本功能之外，Groove还可以链接到SharePoint、InfoPath，提供日后扩展的接口。
让我们来看一下P2P的办公协作方式，跟传统的B/S服务器方式相比有什么优势：
（A）项目资料确保100％可用。
服务器并不是完全没有故障的，服务器有可能会因为硬件损坏、硬件更换、系统补丁等等情况而不得不暂停服务一定时间，在这段时间内，集中存储在服务器的项目资料将暂时无法打开，对项目工作产生一定影响。但是P2P的协作方式，所有资料同步存储在所有项目成员的硬盘上，即使某个成员的硬盘损坏，也不需要花钱修复数据，只要在新硬盘装好系统，安装groove，一杯茶之后，所有资料就从其他项目成员那里同步回来了。
（B）即使离线，仍然可以使用项目资料。
传统的B/S方式，所有资料存储在服务器上面，要浏览项目情况和文件，就必须登录服务器，这在用手提外出工作、而且无法上网的情况下要使用项目资料就极不方便，而P2P的方式将资料存储在每一个项目成员的电脑内，对于笔记本用户则非常方便，任何时候项目的资料都是被同步到本地硬盘上面的，不管是开会、出差、外出，都可以随时在计算机本地打开项目资料，而不需要依赖服务器。
例如：公司主管白天工作忙碌，没有时间看项目资料，那他可以把笔记本带回家，打开就可以看到这一日所同步过来的的项目进展情况，有问题可以立即在离线情况下提出或者进行修改，第二天上班，所有的修改又会通过网络同步给所有其它成员看到。
（C）立即收到通知并打开。
在使用Sharepoint的情况下，订阅更新只能通过邮件或者RSS，虽然方便，但是缺乏明确的分类，而且要看详细的内容还必须登录服务器，而在使用Groove的情况下，所有的更新都实时更新到本地，使用者可以对所关心的某个内容、某个文件进行较高的通知等级，更快地获取更新信息，而且由于文件内容是在本地的，所以几乎能够即时地打开而无需等待。
Groove的伸缩性极强，从小至三、四人的小公司到大型的国际公司，都可以使用Groove。
在许多只有三四人的小型公司，既没有互联网接入，也没有购置服务器，更不可能去建立SharePoint系统，他们只有一个集线器组成的局域网，这种情况下，他们最佳的选择就是Groove，只要各人安装Groove，就立即拥有了文件共享、讨论、日历、即时通讯等各种办公协作所必须的功能。
而在大型的国际公司，经常往返世界各地的员工可以使用Groove离线进行工作，任何时候只要接上网络，Groove就自动通过互联网跟总公司和其他成员的资料同步，实时看到进展情况，交换资料。Groove还可以作为企业中心服务器的前台客户端。十分适合移动用户。